آموزش صفحه بک لاگ

مقدمه: صفحه بک‌لاگ (Backlog)

صفحه Backlog یکی از مهم‌ترین بخش‌های سامانه Basynergy برای برنامه‌ریزی و مدیریت کارهای اجرایی پروژه است. در این صفحه تمامی نیازمندی‌ها، وظایف و آیتم‌های کاری که باید در پروژه انجام شوند ثبت و مدیریت می‌شوند و تیم توسعه می‌تواند دیدی شفاف از فعالیت‌های پیش‌رو داشته باشد.

در چارچوب متدولوژی‌های چابک، بک‌لاگ به عنوان منبع اصلی کارهای تیم توسعه شناخته می‌شود. اسکرام‌مستر و اعضای تیم از طریق این صفحه می‌توانند آیتم‌های کاری را ایجاد کنند، آن‌ها را به داستان‌های کاربری (User Story) مرتبط کنند، مسئول هر فعالیت را مشخص نمایند و وضعیت پیشرفت کارها را به صورت ساختاریافته و قابل‌پیگیری مدیریت کنند.

در سامانه باسینرژی، صفحه بک‌لاگ به‌گونه‌ای طراحی شده است که ارتباط میان اسپرینت‌ها (Sprint), داستان‌های کاربری و آیتم‌های اجرایی پروژه به شکلی منظم و قابل رهگیری مدیریت شود. این ساختار به اسکرام‌مستر کمک می‌کند تا جریان اجرای کارها، اولویت‌ها و مسئولیت‌ها را به‌صورت دقیق کنترل کند و اطمینان حاصل نماید فعالیت‌های تیم در راستای اهداف و ارزش‌های تعریف‌شده برای پروژه پیش می‌روند.

در ادامه این راهنما، بخش‌های مختلف این صفحه و نحوه استفاده از هر یک برای مدیریت مؤثر بک‌لاگ پروژه توضیح داده شده است.

ساختار کلی صفحه

صفحه Backlog به‌گونه‌ای طراحی شده است که اسکرام‌مستر و اعضای تیم بتوانند تمامی فعالیت‌های مرتبط با برنامه‌ریزی و اجرای کارهای پروژه را در یک نمای یکپارچه مدیریت کنند. این صفحه شامل چند بخش اصلی است که هر کدام نقش مشخصی در مدیریت جریان کار تیم دارند.

در سمت چپ صفحه، پنل انتخاب اسپرینت (Sprint) قرار دارد که از طریق آن می‌توان اسپرینت فعال پروژه را مشاهده یا مدیریت کرد. در ادامه، بخش داستان‌های کاربری (User Story) نمایش داده می‌شود که بیانگر ارزش‌ها و قابلیت‌هایی هستند که تیم توسعه باید در طول اسپرینت پیاده‌سازی کند.

در بخش اصلی صفحه، جدول آیتم‌های بک‌لاگ قرار دارد که تمامی وظایف اجرایی مرتبط با پروژه در آن ثبت می‌شوند. هر آیتم می‌تواند به یک داستان کاربری متصل شود، برای آن مسئول مشخص گردد و وضعیت انجام آن توسط تیم پیگیری شود. این ساختار به اسکرام‌مستر کمک می‌کند تا ارتباط بین اهداف سطح بالا و فعالیت‌های اجرایی تیم را به‌صورت شفاف و قابل‌مدیریت کنترل کند.

۱. بخش انتخاب و مدیریت اسپرینت (Sprint Panel)

راهنمای مفهومی

این بخش مانند تقویم اجرایی کوتاه‌مدت تیم عمل می‌کند. اسکرام‌مستر با انتخاب یا ایجاد یک اسپرینت، بازه زمانی مشخصی را برای انجام بخشی از کارهای بک‌لاگ تعیین می‌کند تا تیم توسعه بتواند فعالیت‌های خود را در یک محدوده زمانی شفاف، متمرکز و قابل‌پیگیری مدیریت کند.

هر اسپرینت نشان‌دهنده یک دوره اجرایی مشخص است که در آن مجموعه‌ای از داستان‌های کاربری و آیتم‌های بک‌لاگ توسط تیم بررسی، برنامه‌ریزی و اجرا می‌شوند. بنابراین انتخاب اسپرینت صحیح، اولین قدم برای مشاهده و مدیریت دقیق کارهای مرتبط با همان بازه زمانی است.

راهنمای کاربردی

در سمت چپ صفحه، پنل مربوط به اسپرینت انتخاب‌شده قرار دارد. اسکرام‌مستر از این پنل می‌تواند اسپرینت فعال را مشاهده کند، بین اسپرینت‌های مختلف جابه‌جا شود یا در صورت نیاز اسپرینت جدیدی ایجاد کند.

اطلاعات نمایش‌داده‌شده در این بخش:

• نام اسپرینت: با کلیک روی اسپرینت کنونی، یک لیست کشویی (Drop-down) باز می‌شود که از طریق آن می‌توان اسپرینت‌های گذشته را مشاهده و انتخاب کرد.
• وضعیت اسپرینت: مشخص می‌کند اسپرینت در حالت فعال یا غیرفعال قرار دارد.
• تاریخ شروع و پایان اسپرینت: بازه زمانی برنامه‌ریزی‌شده برای اجرای فعالیت‌های اسپرینت را نمایش می‌دهد.
• مدت زمان کل اسپرینت: طول دوره اجرایی اسپرینت را بر اساس تاریخ شروع و پایان مشخص می‌کند.
• اسکرام‌مستر اسپرینت: فرد مسئول هماهنگی، پایش و تسهیل اجرای اسپرینت را نشان می‌دهد.
• توضیحات اسپرینت: شامل اطلاعات تکمیلی، هدف اسپرینت یا نکات مرتبط با اجرای آن است.
• مدیریت اسپرینت: در بالای این پنل، دکمه «+ اسپرینت» برای ایجاد اسپرینت جدید قرار دارد.

انتخاب اسپرینت تعیین می‌کند که کدام داستان‌های کاربری و آیتم‌های مرتبط در صفحه نمایش داده شوند. بنابراین قبل از بررسی یا برنامه‌ریزی بک‌لاگ، اسکرام‌مستر باید مطمئن شود که اسپرینت درست انتخاب شده است.

نکته: زمانی که یک اسپرینت غیرفعال می‌شود، امکان ادامه مدیریت عملیاتی آن اسپرینت برای کاربران محدود می‌شود. بنابراین غیرفعال‌سازی اسپرینت معمولاً زمانی انجام می‌شود که دوره اجرایی آن به پایان رسیده یا دیگر نیازی به انجام تغییرات روی آن وجود ندارد.

۲. بخش مدیریت داستان‌های کاربری (User Stories)

راهنمای مفهومی

داستان‌های کاربری یا (User Stories) خواسته‌ها، نیازها یا ارزش‌های مورد انتظار کاربر و مشتری را به زبان ساده بیان می‌کنند. هر داستان کاربری مشخص می‌کند که چه نیازی باید برطرف شود، این نیاز برای چه کسی اهمیت دارد و خروجی آن چه ارزشی برای پروژه یا کاربر نهایی ایجاد می‌کند.

در جریان اجرای پروژه، تیم توسعه با نگاه به این بخش متوجه می‌شود که دقیقاً چه ارزش ملموسی باید تحویل داده شود و این ارزش از نظر اولویت، ریسک، سختی و وزن اجرایی در چه سطحی قرار دارد. به همین دلیل، داستان‌های کاربری نقطه اتصال بین نیازمندی‌های سطح بالا و آیتم‌های اجرایی بک‌لاگ هستند.

برای اسکرام‌مستر، این بخش نقش مهمی در برنامه‌ریزی اسپرینت دارد؛ زیرا کمک می‌کند آیتم‌های بک‌لاگ بر اساس هدف هر داستان کاربری سازماندهی شوند و تیم بداند در اسپرینت فعال، روی چه ارزش‌هایی تمرکز دارد.

راهنمای کاربردی

در بالای ناحیه اصلی صفحه، لیست داستان‌های کاربری (User Stories) مربوط به اسپرینت فعال نمایش داده می‌شود. این بخش به اسکرام‌مستر کمک می‌کند داستان‌های کاربری مرتبط با اسپرینت را مشاهده، بررسی و مدیریت کند.

• دکمه «+ ایجاد داستان کاربری»: برای افزودن یک داستان کاربری جدید به اسپرینت فعال از این دکمه استفاده می‌شود. هنگام ایجاد داستان کاربری، بهتر است عنوان، نوع، میزان اولویت، ریسک، سختی و سایر اطلاعات مرتبط با دقت ثبت شود تا برنامه‌ریزی اسپرینت دقیق‌تر انجام شود.
• لیست داستان‌های کاربری: هر داستان کاربری به‌صورت یک کارت یا آیتم مستقل نمایش داده می‌شود و شامل اطلاعات اصلی زیر است:
  • عنوان داستان کاربری: بیان‌کننده نیاز یا ارزشی است که باید توسط تیم تحویل داده شود.
  • مقدار اولویت: میزان اهمیت داستان کاربری را نسبت به سایر داستان‌ها مشخص می‌کند.
  • مقدار ریسک: نشان می‌دهد اجرای این داستان کاربری تا چه اندازه ممکن است با ابهام، وابستگی یا چالش فنی/اجرایی همراه باشد.
  • مقدار سختی: میزان پیچیدگی اجرای داستان کاربری را برای تیم توسعه مشخص می‌کند.
  • وزن: معیاری برای سنجش اهمیت یا سنگینی نسبی داستان کاربری در برنامه‌ریزی اسپرینت است.
  • شناسه Story Point (مانند SP 1.00): شاخصی است که بر اساس میانگین مقدار ریسک، اولویت و سختی محاسبه می‌شود و در مجموع نشان‌دهنده اهمیت و بار اجرایی داستان کاربری است.
  • نوع: نوع داستان کاربری را مشخص می‌کند. این نوع می‌تواند داستان کاربری، باگ یا بدهی فنی باشد.

یکی از قابلیت‌های مهم این بخش، امکان کشیدن و رها کردن آیتم‌های بک‌لاگ (Drag & Drop) روی داستان‌های کاربری است. اسکرام‌مستر می‌تواند آیتم‌های موجود در جدول بک‌لاگ را به‌سادگی انتخاب کرده، آن‌ها را روی داستان کاربری موردنظر رها کند و به این ترتیب آیتم‌های اجرایی را به داستان کاربری مرتبط متصل نماید.

این قابلیت باعث می‌شود فرآیند انتقال آیتم‌های آماده از بک‌لاگ به محدوده کاری اسپرینت، سریع‌تر و شفاف‌تر انجام شود. به جای ویرایش دستی هر آیتم، اسکرام‌مستر می‌تواند با یک عملیات ساده، آیتم‌های بک‌لاگ را در ساختار داستان‌های کاربری اسپرینت سازماندهی کند و ارتباط بین نیازمندی و کار اجرایی را حفظ نماید.

نکته: قبل از اتصال آیتم‌های بک‌لاگ به داستان‌های کاربری، بهتر است اسکرام‌مستر ابتدا مطمئن شود که اسپرینت فعال صحیح انتخاب شده و داستان کاربری موردنظر به همان اسپرینت تعلق دارد. این کار از تخصیص اشتباه آیتم‌ها به اسپرینت یا داستان نامرتبط جلوگیری می‌کند.

۳. بخش مدیریت و جدول آیتم‌های بک‌لاگ

راهنمای مفهومی

بخش مدیریت آیتم‌های بک‌لاگ، هسته عملیاتی مدیریت کارهای پروژه است. تمامی فعالیت‌ها، نیازمندی‌ها، وظایف، باگ‌ها و بدهی‌های فنی که باید در مسیر اجرای پروژه بررسی یا انجام شوند، در قالب آیتم‌های بک‌لاگ در این بخش ثبت و مدیریت می‌شوند.

بک‌لاگ به تیم کمک می‌کند تا کارهای پروژه به‌صورت شفاف، اولویت‌بندی‌شده و قابل‌پیگیری مدیریت شوند. اسکرام‌مستر از این بخش برای بررسی آیتم‌های آماده انجام، تعیین مسئولیت‌ها و پیگیری وضعیت اجرای کارها در طول اسپرینت استفاده می‌کند.

راهنمای کاربردی

در بخش اصلی صفحه، جدول آیتم‌های بک‌لاگ نمایش داده می‌شود. هر سطر این جدول نشان‌دهنده یک آیتم مستقل از بک‌لاگ است که می‌تواند یک وظیفه، نیازمندی، باگ یا بدهی فنی باشد.

امکانات و اطلاعات این بخش:

• دکمه «+ ایجاد بک‌لاگ»: برای افزودن یک آیتم جدید به بک‌لاگ استفاده می‌شود. هنگام ایجاد آیتم، بهتر است عنوان، نوع، اولویت، مسئول و سایر اطلاعات مرتبط به‌درستی ثبت شود تا پیگیری آن در ادامه ساده‌تر باشد.
• نمایش آیتم‌های بک‌لاگ: هر سطر جدول نمایانگر یک آیتم بک‌لاگ است که اطلاعات اصلی مربوط به آن در ستون‌های مختلف نمایش داده می‌شود.
• ستون‌های جدول: این ستون‌ها اطلاعات کلیدی هر آیتم را نمایش می‌دهند و به اسکرام‌مستر کمک می‌کنند وضعیت کلی کارها را به‌سرعت بررسی کند.
  • عنوان بک‌لاگ: نام یا توضیح کوتاه آیتم را نمایش می‌دهد.
  • توضیحات: شرح تکمیلی آیتم را نمایش می‌دهد و به تیم کمک می‌کند بدون ورود به جزئیات بیشتر، درک اولیه‌ای از هدف، دامنه یا نکات مهم آیتم داشته باشد.
  • وضعیت: وضعیت فعلی آیتم را نمایش می‌دهد؛ مانند در انتظار انجام، در حال انجام یا انجام‌شده.
  • نوع: نوع آیتم را مشخص می‌کند؛ مانند وظیفه، باگ یا بدهی فنی.
  • اولویت: میزان اهمیت آیتم نسبت به سایر کارهای بک‌لاگ را نشان می‌دهد.
  • مسئول: فردی که مسئول انجام یا پیگیری آیتم است.
  • تاریخ ایجاد: زمان ثبت آیتم در سیستم را نمایش می‌دهد.
• تگ‌گذاری آیتم‌ها: برای هر آیتم بک‌لاگ می‌توان یک یا چند تگ تعریف کرد. تگ‌ها به اسکرام‌مستر کمک می‌کنند آیتم‌ها را بر اساس موضوع، ماژول سیستم، نوع فعالیت یا هر دسته‌بندی موردنظر مشخص کنند و در زمان بررسی یا فیلتر کردن آیتم‌ها سریع‌تر به آن‌ها دسترسی داشته باشند.
• چینش و مرتب‌سازی آیتم‌ها: در جدول بک‌لاگ امکان مرتب‌سازی آیتم‌ها بر اساس معیارهای مختلف وجود دارد. اسکرام‌مستر می‌تواند آیتم‌ها را بر اساس وزن، سختی، ریسک، اولویت و تاریخ ایجاد مرتب کند. این قابلیت کمک می‌کند آیتم‌های مهم‌تر، پرریسک‌تر، سنگین‌تر یا جدیدتر سریع‌تر شناسایی شوند و تصمیم‌گیری برای برنامه‌ریزی اسپرینت دقیق‌تر انجام شود.
• منوی عملیات سه‌نقطه: در انتهای هر ردیف، منوی عملیات سه‌نقطه قرار دارد که از طریق آن می‌توان عملیات‌هایی مانند ویرایش یا حذف آیتم را انجام داد.

در این بخش امکان جابه‌جایی آیتم‌ها بین بک‌لاگ و داستان‌های کاربری نیز وجود دارد. اسکرام‌مستر می‌تواند آیتم‌های بک‌لاگ را به داستان‌های کاربری اسپرینت منتقل کند یا در صورت نیاز آن‌ها را دوباره به بک‌لاگ بازگرداند.

نکته: بهتر است اسکرام‌مستر قبل از انتقال آیتم‌ها به اسپرینت، اولویت و آمادگی آن‌ها برای اجرا را بررسی کند تا اسپرینت با آیتم‌های غیرضروری یا آماده‌نشده شلوغ نشود.